Kontrola projektu nie musi oznaczać kryzysu. Dobre przygotowanie dokumentów i wcześniejsza weryfikacja wydatków pozwalają ograniczyć ryzyko nieprawidłowości.
Kontrola zaczyna się wcześniej niż w dniu wizyty
Najlepszym momentem na przygotowanie do kontroli nie jest dzień otrzymania zawiadomienia, ale cały okres realizacji projektu. Dokumentacja powinna być prowadzona na bieżąco, a decyzje dotyczące wydatków, zmian i zakupów powinny mieć swoje uzasadnienie. Im wcześniej dokumenty są porządkowane i sprawdzane, tym łatwiej później wykazać zgodność działań z projektem.
Co warto sprawdzić
Przed kontrolą warto zweryfikować zgodność projektu z umową o dofinansowanie, zatwierdzonym budżetem i harmonogramem. Szczególnej uwagi wymagają faktury, potwierdzenia zapłaty, protokoły odbioru, dokumentacja zakupowa oraz dowody osiągnięcia wskaźników. W praktyce warto ten element przeanalizować przed rozpoczęciem działania, a nie dopiero podczas rozliczenia.
Po co audyt wewnętrzny
Wewnętrzny audyt pozwala wychwycić braki zanim zrobi to instytucja kontrolująca. Dzięki temu można uzupełnić dokumenty, uporządkować wyjaśnienia i ograniczyć ryzyko korekty finansowej. Im wcześniej dokumenty są porządkowane i sprawdzane, tym łatwiej później wykazać zgodność działań z projektem.
Najważniejsza zasada
Projekt powinien być możliwy do odtworzenia z dokumentów. Im bardziej przejrzysta jest ścieżka od zaplanowanego działania do poniesionego wydatku i osiągniętego rezultatu, tym łatwiejsza jest kontrola. W praktyce warto ten element przeanalizować przed rozpoczęciem działania, a nie dopiero podczas rozliczenia.