Wydatek może być rzeczywisty i potrzebny firmie, a mimo to nie zostać uznany za kwalifikowalny w projekcie. Liczy się zgodność z dokumentacją i zasadami programu.
Wydatek musi mieć podstawę
Koszt powinien wynikać z zatwierdzonego projektu, być poniesiony w odpowiednim okresie i służyć realizacji celu przedsięwzięcia. W praktyce warto ten element przeanalizować przed rozpoczęciem działania, a nie dopiero podczas rozliczenia.
Liczy się cały komplet dokumentów
Faktura jest tylko jednym z elementów. W zależności od rodzaju zakupu potrzebne mogą być umowy, protokoły odbioru, potwierdzenia zapłaty, dokumentacja wyboru wykonawcy czy dowody wykorzystania zakupionego sprzętu. Im wcześniej dokumenty są porządkowane i sprawdzane, tym łatwiej później wykazać zgodność działań z projektem.
Zmiana wymaga sprawdzenia
Jeżeli w trakcie projektu zmienia się model urządzenia, zakres usługi lub harmonogram, trzeba sprawdzić, czy zmiana jest dopuszczalna i czy wymaga zgody instytucji. W praktyce warto ten element przeanalizować przed rozpoczęciem działania, a nie dopiero podczas rozliczenia.
Najlepsza ochrona to porządek
Bieżąca kontrola dokumentów pozwala wykryć problem zanim wydatek trafi do wniosku o płatność. To znacznie prostsze niż wyjaśnianie nieprawidłowości po zakończeniu projektu. W praktyce warto ten element przeanalizować przed rozpoczęciem działania, a nie dopiero podczas rozliczenia.