Przed kontrolą warto uporządkować dokumenty według logicznej struktury, aby szybko wykazać zgodność działań, wydatków i rezultatów z projektem.
Dokumenty podstawowe
W jednym miejscu powinny znajdować się umowa o dofinansowanie, zatwierdzony wniosek, aneksy, harmonogram, budżet oraz korespondencja z instytucją dotycząca zmian. Im wcześniej dokumenty są porządkowane i sprawdzane, tym łatwiej później wykazać zgodność działań z projektem.
Dokumenty finansowe
Faktury, dowody zapłaty, ewidencja księgowa i dokumenty księgowe powinny pozwalać jednoznacznie przypisać koszt do projektu. Warto patrzeć nie tylko na wartość pojedynczego wydatku, ale również na wpływ całej decyzji na płynność i harmonogram projektu.
Zakupy i wykonawcy
Dla każdego postępowania warto przygotować kompletną teczkę: szacowanie wartości, zapytanie, oferty, protokół, wybór wykonawcy, umowę i dokumenty odbiorowe. Dobrze przygotowana ścieżka zakupowa powinna być możliwa do odtworzenia z dokumentów bez dodatkowych domysłów.
Rezultaty i wskaźniki
Kontrola nie kończy się na finansach. Trzeba również wykazać, że zakupiony sprzęt, wdrożona usługa, zatrudnienie czy inne rezultaty rzeczywiście zostały osiągnięte. W praktyce warto od razu ustalić, w jaki sposób rezultat będzie mierzony i jakim dokumentem zostanie potwierdzony.