Dobra archiwizacja nie polega na wrzuceniu wszystkich plików do jednego folderu. Dokumentacja powinna być uporządkowana tak, aby szybko odtworzyć przebieg projektu.
Podział na obszary
Warto stworzyć osobne części dla umowy, zmian, finansów, zakupów, korespondencji, wskaźników i promocji. W praktyce warto ten element przeanalizować przed rozpoczęciem działania, a nie dopiero podczas rozliczenia.
Wersja elektroniczna i papierowa
Jeżeli projekt wykorzystuje oba obiegi, trzeba zadbać o spójność i wskazać, gdzie znajduje się dokument źródłowy. W praktyce warto ten element przeanalizować przed rozpoczęciem działania, a nie dopiero podczas rozliczenia.
Nazewnictwo plików
Jednolity sposób nazywania dokumentów oszczędza czas podczas kontroli i ogranicza ryzyko pracy na niewłaściwej wersji. W praktyce warto ten element przeanalizować przed rozpoczęciem działania, a nie dopiero podczas rozliczenia.
Archiwizacja to element zarządzania
Porządek w dokumentach ułatwia nie tylko kontrolę, ale również bieżące rozliczenia, zmiany i współpracę z księgowością. W praktyce warto ten element przeanalizować przed rozpoczęciem działania, a nie dopiero podczas rozliczenia.