Firmy regularnie korzystające z finansowania zewnętrznego mogą zyskać na stworzeniu własnego zespołu odpowiedzialnego za nabory i realizację projektów.
Nie tylko pisanie wniosków
Taki zespół może monitorować programy, przygotowywać dane, prowadzić dokumentację, współpracować z księgowością i koordynować rozliczenia. W praktyce warto ten element przeanalizować przed rozpoczęciem działania, a nie dopiero podczas rozliczenia.
Jasny podział odpowiedzialności
Warto określić, kto odpowiada za finanse, zakupy, część techniczną, dokumenty i kontakt z instytucją. Jasne przypisanie odpowiedzialności ogranicza ryzyko, że ważna informacja lub termin pozostaną wyłącznie w wiedzy jednej osoby.
Procedury ułatwiają pracę
Stały sposób przechowywania dokumentów, akceptacji wydatków i monitorowania terminów ogranicza chaos przy kolejnych projektach. Dobrze przygotowana ścieżka zakupowa powinna być możliwa do odtworzenia z dokumentów bez dodatkowych domysłów.
Zewnętrzny doradca nadal może być potrzebny
Wewnętrzny zespół dobrze zna firmę, a ekspert zewnętrzny może wspierać go w interpretacji programu, kontroli jakości i trudniejszych etapach projektu. Im precyzyjniej cel jest opisany, tym łatwiej ocenić, czy dane źródło finansowania rzeczywiście pasuje do inwestycji.