Dotacja została przyznana. Wnioskodawca otrzymał informację o pozytywnej ocenie projektu, podpisał umowę o dofinansowanie i wydaje się, że najtrudniejszy etap już za nim. To jednak dopiero początek prawdziwej pracy. Od tego momentu rusza zegar – harmonogram projektu staje się obowiązujący, a każdy dzień zwłoki może skutkować komplikacjami. Pojawia się też odpowiedzialność prawna i finansowa. Wraz z podpisaniem umowy przedsiębiorca zobowiązał się do realizacji przedsięwzięcia zgodnie z wnioskiem i załącznikami. Każde odstępstwo od przyjętych założeń musi być uzasadnione, odpowiednio opisane i zatwierdzone przez instytucję. Dlatego kluczowe staje się bardzo dobre zrozumienie, co należy zrobić w pierwszych tygodniach po zawarciu umowy i jak rozplanować działania, by uniknąć ryzyk, opóźnień i potencjalnych korekt finansowych. Najważniejsze na początku jest zapoznanie się z całą treścią podpisanej umowy oraz załącznikami, zwłaszcza z harmonogramem rzeczowo-finansowym, zasadami kwalifikowalności kosztów i obowiązkami informacyjno-promocyjnymi. To nie są formalności drugorzędne – dokumenty te stanowią podstawę do oceny projektu podczas kontroli. Warto zatem nie tylko je przeczytać, ale wręcz rozłożyć na czynniki pierwsze i upewnić się, że wszystkie planowane działania są możliwe do wdrożenia w praktyce, a sposób ich realizacji jest zgodny z zapisami wniosku. Równocześnie należy zadbać o przygotowanie dokumentacji projektowej – otworzyć odrębny segregator lub folder cyfrowy na dokumenty związane z projektem, założyć konto bankowe dedykowane do obsługi dotacji, powiadomić księgowość o rozpoczęciu projektu i wyodrębnić ewidencję księgową zgodnie z wytycznymi. Często oznacza to wprowadzenie nowych procedur w firmie, uporządkowanie obiegu dokumentów i przeszkolenie zespołu. Bez wątpienia jednym z najważniejszych działań jest przygotowanie się do rozpoczęcia procedur zakupowych. Jeśli projekt przewiduje nabycie sprzętu, usług lub robót budowlanych, konieczne jest zastosowanie zasad konkurencyjności lub rozeznania rynku. Nawet w przypadku mikrofirm wymagania są bardzo konkretne – terminy ogłoszenia zapytania, sposób jego publikacji, zakres informacji zawartych w dokumentach i procedura wyboru wykonawcy muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami i wytycznymi. Nieprawidłowo przeprowadzony zakup może skutkować utratą części lub całości dofinansowania. Dlatego warto poświęcić odpowiednio dużo czasu na opracowanie dokumentacji przetargowej, konsultację z doradcą oraz analizę dostępnych ofert. Gdy wybrani zostaną wykonawcy, a zamówienia zrealizowane, przedsiębiorca może przystąpić do składania wniosków o płatność. Proces ten nie ogranicza się jedynie do przesłania faktur. Konieczne jest dokładne opisanie każdego wydatku, dołączenie dokumentów potwierdzających jego poniesienie, zapłatę, zgodność z harmonogramem oraz zamówieniem. Instytucje wymagają często dodatkowych dokumentów – protokołów odbioru, potwierdzeń przelewów, uzasadnień do zmian terminów. Proces rozliczenia wymaga więc dużej precyzji i systematyczności. Warto od początku prowadzić dokumentację w sposób uporządkowany, aby nie tracić czasu na jej uzupełnianie lub poprawianie na ostatnią chwilę. Równolegle z działaniami finansowymi należy realizować obowiązki informacyjno-promocyjne. W zależności od rodzaju projektu i jego wartości beneficjent zobowiązany jest do oznaczania sprzętów, zamieszczania odpowiednich tablic lub plakatów, publikacji informacji o projekcie na stronie internetowej i prowadzenia działań promujących dofinansowanie. Brak realizacji tych obowiązków może skutkować korektą finansową nawet do kilku procent wartości projektu. Z tego względu warto już na początku przygotować plan promocji zgodny z wymaganiami i skonsultować go z instytucją lub doradcą. Na tym etapie warto również rozpocząć przygotowania do ewaluacji projektu – zbierać dane liczbowe, monitorować postępy, dokumentować efekty rzeczowe i organizacyjne. Choć może się wydawać, że to działanie zarezerwowane na koniec projektu, w praktyce jego rozpoczęcie od pierwszego dnia znacznie ułatwia późniejsze sprawozdanie. Często instytucje oczekują również twardych dowodów osiągnięcia rezultatów – zdjęć, opisów działań, przykładów zastosowania zakupionego sprzętu w praktyce. Dlatego warto prowadzić dokumentację fotograficzną i tekstową na bieżąco. Wszystkie te działania składają się na jeden kluczowy cel – bezpieczne i skuteczne zrealizowanie projektu zgodnie z umową i wytycznymi. Sukces nie polega wyłącznie na zainwestowaniu środków, ale na ich prawidłowym wykorzystaniu i rozliczeniu. Firma, która od początku przyjmuje świadomą, zaplanowaną i systematyczną postawę wobec projektu, zwiększa swoje szanse nie tylko na utrzymanie dotacji, ale również na uzyskanie kolejnych dofinansowań w przyszłości. Otrzymanie dotacji to bowiem nie nagroda, lecz przywilej wymagający odpowiedzialności i kompetencji. Dlatego pierwsze tygodnie po podpisaniu umowy to czas, który warto potraktować wyjątkowo poważnie – od tego, jak zostanie wykorzystany, często zależy powodzenie całej inwestycji.