Jednorazowa amortyzacja jako pomoc de minimis – obowiązki, ryzyka i wpływ na umowy o dofinansowanie

1. Wprowadzenie – niewidoczna pomoc, która istnieje naprawdę

W świecie finansów publicznych nie wszystko, co niewidoczne, przestaje istnieć. Jednym z najczęściej pomijanych przypadków pomocy publicznej jest jednorazowa amortyzacja środków trwałych, określona w art. 22k ust. 7 ustawy o PIT (lub art. 16k ust. 7 ustawy o CIT). To rozwiązanie, które miało wspierać mikro- i małe przedsiębiorstwa poprzez możliwość szybszego zaliczenia wydatku inwestycyjnego w koszty uzyskania przychodu, w praktyce stanowi pomoc de minimis.

Dla wielu firm temat amortyzacji wydaje się czysto podatkowy, tymczasem konsekwencje sięgają znacznie dalej – w obszar pomocy publicznej, limitów wsparcia oraz zgodności z umowami o dofinansowanie unijne. W ostatnich latach coraz częściej pojawiają się sytuacje, w których beneficjenci podpisali umowę o dotację, nie mając świadomości, że wcześniej otrzymali już pomoc de minimis z tytułu amortyzacji. Brak wpisu w SUDOP-ie, opóźnienia w KAS, czy nieświadomość księgowych potrafią stworzyć realne ryzyko naruszenia warunków umowy.

2. Podstawa prawna – gdzie zaczyna się pomoc publiczna

Zgodnie z art. 22k ust. 7 ustawy o PIT oraz art. 16k ust. 7 ustawy o CIT, mali podatnicy oraz podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą mogą dokonywać jednorazowych odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych zaliczanych do grup 3-6 i 8 KŚT, z wyłączeniem samochodów osobowych. Limit tych odpisów wynosi równowartość 50 000 euro rocznie.

Przywilej ten stanowi pomoc de minimis, co wynika wprost z charakteru korzyści – obniżenia podstawy opodatkowania, a tym samym uzyskania finansowego wsparcia z budżetu państwa. Pomoc ta musi być uwzględniona w ogólnym limicie 300 000 euro (obowiązującym od 2024 r.) w okresie trzech lat podatkowych.

3. Kiedy powstaje pomoc de minimis

Pomoc de minimis w tym przypadku powstaje z mocy prawa w momencie dokonania odpisu amortyzacyjnego. Nie jest wymagana żadna decyzja administracyjna ani zgoda organu. Oznacza to, że nawet jeśli podatnik nie wystąpi o zaświadczenie, pomoc istnieje faktycznie – choć formalnie nie została jeszcze zarejestrowana w systemie SUDOP.

Dla przedsiębiorcy kluczowe jest zrozumienie, że wartość pomocy to nie wartość odpisu, lecz jego ekwiwalent dotacji brutto (EDB), czyli korzyść podatkowa. Przykładowo, jeśli podatnik zastosował jednorazową amortyzację w wysokości 50 000 zł, a stawka podatku wynosi 19 %, wartość pomocy wynosi 9 500 zł. To właśnie ta kwota powinna zostać ujęta jako pomoc de minimis.

4. Obowiązki informacyjne przedsiębiorcy

Zgodnie z ustawą o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej, przedsiębiorca ma obowiązek ujawniać wszelką pomoc publiczną, z której korzystał, przy składaniu wniosków o nowe wsparcie finansowe. W praktyce oznacza to konieczność przedstawienia zaświadczeń o pomocy de minimis otrzymanych w ciągu ostatnich trzech lat.

Problem w tym, że urząd skarbowy nie wystawia takich zaświadczeń automatycznie. Aby otrzymać dokument, należy złożyć wniosek do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Dopiero wtedy KAS sporządza sprawozdanie i przekazuje dane do systemu SUDOP.

Brak zaświadczenia nie oznacza, że pomocy nie było – oznacza jedynie, że nie została formalnie ujawniona. Dla instytucji udzielających dotacji to kluczowe rozróżnienie: brak widocznego wpisu w SUDOP-ie nie stanowi dowodu, że przedsiębiorca nie korzystał z pomocy.

5. Procedura uzyskania zaświadczenia o pomocy de minimis

Aby otrzymać zaświadczenie, przedsiębiorca powinien złożyć do urzędu skarbowego następujące dokumenty:

1. Wniosek o wydanie zaświadczenia – z danymi firmy, podstawą prawną (art. 22k ust. 7 PIT / art. 16k ust. 7 CIT), opisem środka trwałego i datą odpisu.
2. Ewidencję środków trwałych z wpisem amortyzowanego składnika.
3. Dowód dokonania odpisu (fragment KPiR lub księgi rachunkowej).
4. Fakturę zakupu środka trwałego wraz z dowodem zapłaty.
5. Oświadczenie o łącznej wartości pomocy de minimis otrzymanej w ostatnich trzech latach.

Urząd po weryfikacji dokumentów wydaje zaświadczenie w terminie 7-14 dni. Następnie sporządza sprawozdanie w systemie SHRIMP i przekazuje dane do SUDOP. Wpis pojawia się zazwyczaj po kilku dniach.

6. Najczęstsze błędy księgowych i przedsiębiorców

1. Brak złożenia wniosku o zaświadczenie.
2. Biuro rachunkowe często uznaje, że amortyzacja to tylko zdarzenie podatkowe, a nie pomoc publiczna. W rezultacie brak jest zarówno zaświadczenia, jak i wpisu w SUDOP.
3. Nieprawidłowe określenie wartości pomocy.
4. W zaświadczeniu powinna znaleźć się kwota ekwiwalentu dotacji brutto (EDB), a nie nominalna wartość odpisu.
5. Błędna klasyfikacja środka trwałego.
6. Jednorazowa amortyzacja dotyczy tylko grup 3–6 i 8 KŚT. Środki spoza tych grup nie mogą korzystać z tego przywileju.
7. Nieujawnienie pomocy przy wniosku o dotację.
8. Beneficjenci często deklarują „brak pomocy de minimis”, kierując się brakiem wpisu w SUDOP-ie, co może zostać potraktowane jako złożenie nieprawdziwego oświadczenia.

7. Skutki braku ujawnienia pomocy

W sytuacji, gdy beneficjent podpisał umowę o dofinansowanie i dopiero później ujawnił pomoc de minimis z tytułu amortyzacji, operator ma obowiązek zweryfikować łączny limit pomocy.

Jeżeli limit 300 000 euro nie został przekroczony, umowa zachowuje ważność, a sprawa jest traktowana jako techniczne uzupełnienie danych.

Jeśli jednak łączna wartość pomocy przekracza limit, operator może:

• obniżyć wysokość dotacji,
• dokonać korekty finansowej,
• w skrajnych przypadkach – rozwiązać umowę i żądać zwrotu środków.

8. Klauzula ochronna w umowach o dofinansowanie

Większość umów o dofinansowanie zawiera zapis podobny do:

„Beneficjent jest zobowiązany do niezwłocznego informowania Operatora o okolicznościach mogących mieć wpływ na realizację projektu. Wszelkie wątpliwości interpretacyjne rozstrzygane są w pierwszej kolejności w drodze negocjacji między Stronami.”

Ten zapis stanowi podstawę prawną, na którą można się powołać, gdy po podpisaniu umowy ujawnione zostaną nowe informacje.

Złożenie pisma wyjaśniającego wraz z kopią wniosku do US o wydanie zaświadczenia jest formą wykonania obowiązku informacyjnego i chroni beneficjenta przed sankcjami.

9. Jak postępować krok po kroku

Etap 1 – Weryfikacja

Sprawdź w SUDOP-ie, czy Twoja firma ma wpis dotyczący jednorazowej amortyzacji. Jeśli brak – skontaktuj się z księgowym i zapytaj, czy taki odpis był dokonany.

Etap 2 – Złożenie wniosku do US

Wypełnij wniosek o wydanie zaświadczenia o pomocy de minimis. Dołącz wymagane załączniki.

Etap 3 – Poinformowanie operatora

Wyślij pismo do operatora dotacji, wskazując, że złożyłeś wniosek do US i czekasz na zaświadczenie.

Etap 4 – Aktualizacja dokumentacji

Po otrzymaniu zaświadczenia prześlij jego kopię operatorowi i poproś o aktualizację wykazu pomocy de minimis przypisanego do umowy.

10. Co z firmami, które nigdy nie otrzymały zaświadczenia

Jeżeli firma dokonała jednorazowej amortyzacji w przeszłości, ale nigdy nie wystąpiła o zaświadczenie, może to zrobić retroaktywnie – nawet po kilku latach. Urząd skarbowy ma obowiązek wydać zaświadczenie na podstawie dokumentacji księgowej.

To rozwiązanie często stosowane przy kontrolach lub audytach projektów unijnych, gdy operator wymaga pełnego wykazu pomocy. Wydanie zaświadczenia po fakcie nie powoduje żadnych sankcji – wręcz przeciwnie, porządkuje stan formalny.

11. Studium przypadku

Firma „ALFA-TECH” zrealizowała w 2022 r. inwestycję w maszynę o wartości 45 000 zł i zastosowała jednorazową amortyzację. Księgowy nie złożył wniosku do US, więc w SUDOP-ie brak wpisu.

W 2024 r. firma złożyła wniosek o dofinansowanie w ramach KPO. Operator nie znalazł wpisu w SUDOP, więc przyjął, że firma nie korzystała z pomocy. Po podpisaniu umowy okazało się, że amortyzacja stanowiła pomoc de minimis.

Po konsultacji z doradcą firma złożyła wniosek do US, uzyskała zaświadczenie (kwota pomocy 8 550 zł) i przesłała je operatorowi wraz z pismem wyjaśniającym.

Operator uznał sprawę za wyjaśnioną i utrzymał umowę w mocy, wskazując, że beneficjent działał w dobrej wierze.

12. Rola biur rachunkowych

Biura rachunkowe odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu pomocy publicznej. To one powinny informować przedsiębiorców, że zastosowanie jednorazowej amortyzacji rodzi obowiązek wystąpienia o zaświadczenie de minimis.

W praktyce wielu księgowych traktuje amortyzację wyłącznie jako kwestię podatkową, nie powiązaną z pomocą publiczną.

Warto, aby biura rachunkowe wdrożyły prostą procedurę:

• każdorazowo przy zastosowaniu art. 22k ust. 7 PIT wysyłają do klienta informację o konieczności złożenia wniosku do US,
• przechowują kopię wniosku i zaświadczenia w aktach księgowych.

Taki standard eliminuje ryzyko późniejszych nieporozumień i oskarżeń o nieujawnienie pomocy.

13. Konsekwencje dla projektów unijnych

W ramach programów takich jak FENG, KPO, ARP DIG.IT czy regionalne fundusze rozwoju, operatorzy są zobowiązani do sprawdzania limitów pomocy de minimis.

Brak zaświadczenia może wstrzymać podpisanie umowy lub wypłatę refundacji.

Dla instytucji udzielających dotacji kluczowa jest data udzielenia pomocy – czyli data dokonania odpisu amortyzacyjnego. Jeśli mieści się ona w okresie trzech lat przed złożeniem wniosku, pomoc musi zostać doliczona do limitu.

W praktyce jednak ujawnienie pomocy po podpisaniu umowy nie jest traktowane jako naruszenie, o ile beneficjent:

• działał w dobrej wierze,
• nie przekroczył limitu 300 000 euro,
• złożył pismo wyjaśniające i uzupełnił dokumentację.

14. Jak przygotować firmę do audytu

Podczas audytu projektu unijnego kontrolerzy mogą zażądać pełnego zestawienia pomocy de minimis z ostatnich trzech lat. Warto więc:

• przechowywać kopie wszystkich zaświadczeń,
• prowadzić wewnętrzny rejestr pomocy,
• regularnie sprawdzać SUDOP (www.uokik.gov.pl/sudop).

Jeśli kontroler znajdzie niezgodność między deklaracją a rzeczywistością, ale beneficjent posiada dowody złożenia wniosku do US, sprawa kończy się zwykle pouczeniem, nie sankcją.

15. Podsumowanie

Jednorazowa amortyzacja to narzędzie, które daje firmom wymierne korzyści finansowe, ale równocześnie rodzi konsekwencje w zakresie pomocy publicznej.

Każdy przedsiębiorca, który z niej skorzystał, powinien upewnić się, że:

• posiada zaświadczenie o pomocy de minimis z urzędu skarbowego,
• wpis widnieje w systemie SUDOP,
• informacja ta została uwzględniona przy ubieganiu się o dotacje.

Brak wpisu nie oznacza braku pomocy, lecz tylko to, że nie została formalnie ujawniona.

Najważniejsze jest działanie z należytą starannością: złożenie wniosku do US, poinformowanie operatora i utrzymanie pełnej zgodności dokumentacji.

W ten sposób przedsiębiorca chroni zarówno siebie, jak i swoje dofinansowanie, a jednorazowa amortyzacja pozostaje tym, czym miała być – narzędziem wsparcia, a nie źródłem problemów.

jednorazowa amortyzacja, pomoc de minimis, amortyzacja de minimis, art. 22k ust. 7 PIT, art. 16k ust. 7 CIT, SUDOP, KAS, UOKiK, zaświadczenie o pomocy, wniosek do US, ewidencja środków trwałych, limit 300 000 euro, ekwiwalent dotacji brutto, EDB, amortyzacja środków trwałych, pomoc publiczna, biuro rachunkowe, umowa o dofinansowanie, operator dotacji, FENG, KPO, ARP DIG.IT, księgowość, kontrola projektu, audyt dotacji, beneficjent, amortyzacja PIT, pomoc podatkowa, amortyzacja w kosztach, rejestr de minimis, wpis w SUDOP.