Kompleksowe rozliczenie projektu unijnego krok po kroku – przewodnik dla MŚP

Realizacja projektu dofinansowanego z Funduszy Europejskich to nie tylko etap wdrożenia zaplanowanych działań, ale również – a może przede wszystkim – obowiązek prawidłowego rozliczenia projektu.

To właśnie na etapie rozliczenia Beneficjent wykazuje, że projekt został zrealizowany zgodnie z umową, budżetem oraz obowiązującymi wytycznymi. Rozliczenie projektu unijnego to proces wieloetapowy i wymagający skrupulatności. Wymaga nie tylko przedstawienia dokumentów księgowych, ale również przestrzegania zasad konkurencyjności, realizacji obowiązków promocyjnych, wykazania rezultatów i utrzymania trwałości projektu przez określony czas.

W poniższym poradniku przedstawiamy, jak wygląda rozliczenie projektu unijnego w praktyce, z uwzględnieniem kluczowych etapów, zasad i najczęstszych błędów.

Tekst został przygotowany specjalnie dla firm z sektora MŚP, które realizują projekty w ramach różnych programów operacyjnych – zarówno krajowych, jak i regionalnych – gdzie zasady rozliczeń są zbliżone.

Dlaczego poprawne rozliczenie projektu unijnego jest tak istotne?

Dla wielu przedsiębiorców realizacja projektu kończy się fizyczną realizacją działań – np. zakupem maszyn, wdrożeniem technologii, przeszkoleniem pracowników.

Tymczasem dla instytucji finansujących kluczowy jest prawidłowy przebieg rozliczenia projektu, które ma potwierdzić, że środki unijne zostały wydatkowane zgodnie z zasadami.

Brak poprawnego rozliczenia grozi:

• wstrzymaniem wypłaty refundacji,
• korektami finansowymi,
• koniecznością zwrotu części lub całości dotacji,
• negatywną oceną projektu w trakcie kontroli,
• problemami przy rozliczeniach kolejnych projektów.

Etapy rozliczenia projektu unijnego w praktyce

Etap 1. Przygotowanie do rozliczenia – dokumentacja, procedury, organizacja

Już od pierwszego dnia realizacji projektu Beneficjent powinien wdrożyć odpowiednie procedury, które pozwolą na płynne i bezpieczne rozliczenie projektu:

• Wyodrębnienie ewidencji księgowej projektu.
• Oznaczanie wszystkich dokumentów (faktur, umów, protokołów) adnotacją o projekcie i numerze umowy o dofinansowanie.
• Zapoznanie się z wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków, procedur konkurencyjnych, zasad promocji i widoczności UE.
• Opracowanie harmonogramu składania wniosków o płatność.
• Przygotowanie dokumentacji przetargowej lub zapytań ofertowych zgodnie z zasadą konkurencyjności.

Dobra praktyka: przygotuj checklistę dokumentów dla każdego wydatku już na etapie planowania.

Checklist: Przygotowanie dokumentacji projektowej

• Wyodrębnienie kont księgowych.
• Przygotowanie wzoru opisu dokumentów.
• Zapoznanie z wytycznymi dot. promocji.
• Opracowanie harmonogramu rozliczeń.
• Ustalenie procedur zakupowych.

Etap 2. Prawidłowe prowadzenie procedur zakupowych i dokumentacja wydatków

Każdy wydatek w projekcie unijnym musi być:

• udokumentowany fakturą lub równoważnym dokumentem księgowym,
• poparty procedurą zakupową zgodną z zasadą konkurencyjności lub rozeznaniem rynku (w zależności od wartości zamówienia),
• opatrzony protokołem odbioru, umową, dowodem zapłaty.

Najczęściej popełniane błędy Beneficjentów:

• brak rozeznania rynku,
• nieprawidłowo przeprowadzone zapytanie ofertowe,
• niedostarczenie protokołu odbioru.

Dobra praktyka: Każdy zakup dokumentuj protokołem z wyboru wykonawcy i zestawieniem ofert.

Etap 3. Realizacja obowiązków informacyjnych i promocyjnych

Każdy projekt współfinansowany ze środków UE wymaga:

• Umieszczenia tablic informacyjnych i pamiątkowych.
• Trwałego oznakowania zakupionych środków trwałych.
• Zamieszczenia informacji o projekcie na stronie internetowej.
• Oznaczenia wszystkich dokumentów i materiałów informacyjnych zgodnie z wytycznymi.

Brak oznaczeń to najczęstszy powód korekt finansowych.

Etap 4. Składanie wniosków o płatność – pośrednich i końcowego

Wniosek o płatność jest dokumentem, na podstawie którego Beneficjent otrzymuje refundację. W ramach każdego projektu składane są:

• Wnioski o płatność pośrednią (okresowe).
• Wniosek o płatność końcową (zamyka projekt).

Wnioski muszą zawierać:

• zestawienie wydatków,
• dowody zapłaty,
• umowy, protokoły odbioru,
• raporty z realizacji projektu,
• dokumentację zdjęciową działań promocyjnych.

Etap 5. Weryfikacja, kontrole, trwałość projektu

Po złożeniu wniosku instytucja:

• Weryfikuje dokumenty formalnie i merytorycznie.
• Może wezwać do poprawek.
• Przeprowadza kontrole na miejscu realizacji.

Po pozytywnym rozliczeniu końcowym wchodzi etap trwałości projektu (3-5 lat), w którym Beneficjent musi utrzymać efekty projektu.

Dobra praktyka: Przygotuj firmę na ewentualną kontrolę końcową z kompletem dokumentacji i dokumentacją zdjęciową.

Najczęstsze błędy Beneficjentów i jak ich unikać

Checklist: Najczęstsze błędy w rozliczeniach projektów UE

• Brak dokumentacji rozeznania rynku.
• Nieprawidłowe opisywanie dokumentów księgowych.
• Brak oznaczeń UE na dokumentach, sprzęcie, stronie internetowej.
• Opóźnienia w składaniu wniosków o płatność.
• Wprowadzanie zmian w projekcie bez pisemnej zgody instytucji.
• Niedopełnienie obowiązków informacyjnych i promocyjnych.
• Niewystarczające dowody osiągnięcia wskaźników.

Jak unikać błędów?

• Prowadź dokumentację na bieżąco.
• Stosuj checklisty kontrolne.
• Zawsze dokumentuj każdą zmianę w projekcie.
• Utrzymuj stały kontakt z opiekunem projektu po stronie instytucji.
• Konsultuj wątpliwości z doradcą lub instytucją.

Case study – przykładowe rozliczenie projektu inwestycyjnego w MŚP

Firma XYZ realizowała projekt zakupu nowej linii technologicznej do produkcji ekologicznych opakowań.

W ramach projektu firma:

• Zakupiła maszynę o wartości 300 000 zł netto.
• Zorganizowała szkolenie dla pracowników.
• Wdrożyła nowy produkt na rynek.

Kroki rozliczenia:

Przeprowadzenie zapytania ofertowego – 3 oferty, wybór najtańszej.

Podpisanie umowy z dostawcą.

Odbiór maszyny – protokół odbioru, zdjęcia.

Faktura za zakup – opisana adnotacją o projekcie.

Dowód zapłaty – przelew bankowy.

Protokół szkolenia – lista obecności, zdjęcia.

Wniosek o płatność – złożony w systemie.

Weryfikacja wniosku przez instytucję – pozytywna.

Kontrola na miejscu – potwierdzenie realizacji projektu.

Wniosek końcowy – zatwierdzony, wypłata refundacji.

FAQ – najczęściej zadawane pytania Beneficjentów

Czy mogę zmienić zakres projektu po podpisaniu umowy?

Tak, ale każda zmiana wymaga pisemnej zgody instytucji i najczęściej aneksu do umowy.

Czy muszę oznaczać każdą fakturę?

Tak, każda faktura powinna być oznaczona zgodnie z wytycznymi.

Czy mogę wybrać dowolnego dostawcę bez zapytań ofertowych?

Nie, jeśli wartość zamówienia przekracza określony próg, obowiązuje zasada konkurencyjności.

Czy dokumenty muszą być przechowywane po zakończeniu projektu?

Tak, dokumentację należy przechowywać przez okres wskazany w umowie (zwykle 5 lat).

Czy mogę samodzielnie poprawić błąd we wniosku o płatność?

Każda poprawka wymaga zgłoszenia do instytucji, nie wolno samodzielnie korygować danych bez akceptacji.

Podsumowanie

Rozliczenie projektu unijnego to proces wymagający wiedzy, precyzji i dobrej organizacji pracy. Dla firm z sektora MŚP, które realizują projekty po raz pierwszy, może to być wyzwanie. Dlatego warto wdrożyć u siebie system checklist, procedur oraz dokumentacji, które pozwolą uniknąć błędów i zapewnią płynność rozliczeń.

Przestrzeganie zasad konkurencyjności, terminowe składanie wniosków o płatność, prowadzenie pełnej dokumentacji oraz realizacja obowiązków informacyjnych to podstawy bezpiecznego rozliczenia dotacji.

Pamiętaj – prawidłowe rozliczenie projektu to nie tylko formalność, ale kluczowy element sukcesu Twojej inwestycji unijnej.

Firma SPECJALIŚCI OD DOTACJI oferuje kompleksową obsługę projektu.

Profesjonalne rozliczenie projektu unijnego – kompleksowe wsparcie Twojej firmy w procesie rozliczenia dotacji

Otrzymałeś dofinansowanie z Unii Europejskiej? Gratulujemy!

To duży krok dla Twojej firmy, który otwiera przed Tobą nowe możliwości rozwoju, inwestycji i wdrażania innowacji. Jednak pamiętaj – uzyskanie dotacji to dopiero początek. Teraz przed Tobą kolejny, równie ważny etap: rozliczenie projektu unijnego.

Rozliczenie projektu to nie tylko formalność. To proces wieloetapowy, wymagający znajomości procedur, skrupulatności, terminowości oraz pełnej zgodności z przepisami i umową o dofinansowanie.

Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że błędy na etapie rozliczeń mogą skutkować korektami finansowymi, koniecznością zwrotu środków, a nawet utratą prawa do kolejnych dotacji.

Jako firma specjalizująca się w obsłudze projektów unijnych, oferujemy kompleksowe wsparcie na każdym etapie rozliczania dotacji. Od weryfikacji dokumentacji, poprzez przygotowanie wniosków o płatność, aż po zamknięcie projektu i zapewnienie trwałości inwestycji.

Co możemy dla Ciebie zrobić? Zakres naszych usług

1. Weryfikacja dokumentacji i przygotowanie do rozliczenia projektu

Na początku sprawdzamy:

kompletność dokumentacji projektowej,

zgodność wydatków z zatwierdzonym budżetem,

prawidłowość przeprowadzonych procedur zakupowych,

poprawność oznaczenia dokumentacji i działań zgodnie z zasadami widoczności UE.

Co zyskujesz?

Pewność, że dokumentacja jest kompletna i zgodna z wymogami.

Wykrycie ewentualnych braków lub błędów jeszcze przed złożeniem wniosku o płatność.

2. Obsługa procedur konkurencyjnych i zamówień

Pomagamy przeprowadzić:

rozeznania rynku,

zapytania ofertowe zgodnie z zasadą konkurencyjności,

dokumentowanie wyboru wykonawców.

Co zyskujesz?

Uniknięcie najczęstszych błędów proceduralnych skutkujących korektami finansowymi.

Profesjonalne protokoły i dokumentacja gotowa do załączenia do wniosku.

3. Przygotowanie i składanie wniosków o płatność

Sporządzamy:

wnioski o płatność okresową i końcową,

zestawienia dokumentów księgowych,

raporty z realizacji projektu,

dokumentację zdjęciową działań promocyjnych.

Co zyskujesz?

Wnioski przygotowane profesjonalnie, zgodnie z wymogami instytucji.

Oszczędność czasu – nie musisz samodzielnie uczyć się systemu SL2014 czy nowych systemów 2021-2027.

Bezpieczne i terminowe rozliczenie każdego etapu projektu.

4. Wsparcie podczas kontroli i audytów

Reprezentujemy Beneficjenta podczas:

kontroli na miejscu realizacji projektu,

kontroli trwałości projektu.

Co zyskujesz?

Spokój podczas kontroli – Twoja dokumentacja jest kompletna, a my dbamy o jej prawidłową prezentację.

Wsparcie w wyjaśnianiu wątpliwości instytucji kontrolujących.

5. Obsługa zmian w projekcie

Pomagamy przygotować:

wnioski o zmiany w projekcie (zakres rzeczowy, budżet, harmonogram),

aneksy do umowy.

Co zyskujesz?

Uniknięcie błędów przy wprowadzaniu zmian.

Zgoda instytucji na zmiany potwierdzona dokumentem.

6. Rozliczenie końcowe i zamknięcie projektu

Kompleksowo przygotowujemy:

wniosek o płatność końcową,

raport końcowy z realizacji projektu,

dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskaźników i celów.

Co zyskujesz?

Płynne zamknięcie projektu bez stresu.

Pełna zgodność z umową i wytycznymi programu.

7. Wsparcie w okresie trwałości projektu

Przypominamy Beneficjentom o:

obowiązku utrzymania efektów projektu,

obowiązku przechowywania dokumentacji,

ewentualnych raportach z trwałości.