Studium przypadku: Jak pomogliśmy rozwinąć firmę gastronomiczną dzięki środkom unijnym

15 maja 2025 roku zakończyliśmy kompleksową współpracę z naszym klientem – firmą działającą w branży gastronomicznej w województwie kujawsko-pomorskim, finalizując projekt akceptacją wniosku o płatność końcową. Półtora roku intensywnych działań przyniosło wymierne efekty w postaci wdrożonych inwestycji, pozyskanych dotacji oraz uporządkowania modelu biznesowego. Poniżej przedstawiamy, jak wyglądał proces krok po kroku.

1. Stan wyjściowy i analiza sytuacji przedsiębiorstwa

Klient to rodzinna restauracja specjalizująca się w kuchni regionalnej i organizacji eventów okolicznościowych. Przed rozpoczęciem współpracy właściciele zmagali się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami:

• Brak zdywersyfikowanych źródeł przychodu – działalność była mocno sezonowa, uzależniona od organizacji wesel, komunii i imprez plenerowych.
• Niska efektywność operacyjna kuchni i sali konsumpcyjnej – brak nowoczesnego wyposażenia spowalniał obsługę i generował wyższe koszty jednostkowe.
• Słaba rozpoznawalność marki poza lokalnym rynkiem – brak skutecznych działań promocyjnych online i offline.
• Niska świadomość możliwości wsparcia z funduszy unijnych – właściciele mieli ograniczoną wiedzę na temat potencjalnych źródeł finansowania.

W ramach pierwszego etapu współpracy przeprowadziliśmy kompleksową analizę strategiczną przedsiębiorstwa, obejmującą:

• Analizę SWOT z wyodrębnieniem kluczowych czynników sukcesu i ryzyk operacyjnych.
• Analizę finansową obejmującą strukturę kosztów, rentowność poszczególnych usług oraz cash flow.
• Audyt procesów operacyjnych w zakresie organizacji kuchni, obsługi klienta i logistyki dostaw.
• Benchmarking rynkowy z porównaniem do 10 konkurencyjnych obiektów gastronomicznych w regionie.

2. Identyfikacja problemów i rekomendacje rozwojowe

Na podstawie zgromadzonych danych opracowaliśmy Raport Rekomendacyjny, który wskazywał trzy strategiczne kierunki rozwoju:

1. Dywersyfikacja działalności o sprzedaż produktów regionalnych online (konfitury, syropy, miody, nalewki).
2. Modernizacja zaplecza gastronomicznego w kierunku automatyzacji procesów (nowe urządzenia kuchenne, system zamówień mobilnych).
3. Profesjonalizacja działań marketingowych i budowa marki regionalnej (strona internetowa, media społecznościowe, udział w targach branżowych).

Każda z rekomendacji została osadzona w realiach finansowych firmy, z uwzględnieniem możliwych źródeł dofinansowania w ramach środków unijnych.

3. Wybór ścieżki finansowania i przygotowanie dokumentacji projektowej

W toku dalszych rozmów z klientem podjęliśmy decyzję o aplikowaniu do Programu Fundusze Europejskie dla Kujawsko-Pomorskiego 2021-2027 w ramach działania wspierającego rozwój MŚP.

Zakres inwestycji objął:

• Zakup pieca konwekcyjno-parowego i urządzenia do szybkiego chłodzenia szokowego.
• Budowę modułowego sklepu internetowego z systemem płatności online.
• Zakup materiałów promocyjnych i kampanię reklamową w social media.
• Udział w targach produktów regionalnych w Polsce i Niemczech.

Przygotowaliśmy pełną dokumentację aplikacyjną, w tym:

• Studium wykonalności.
• Model biznesowy z projekcją finansową na 5 lat.
• Opis zgodności projektu z zasadami horyzontalnymi (równość szans, zrównoważony rozwój).
• Analizę efektów środowiskowych zgodnie z zasadą DNSH.

4. Proces aplikacyjny i wsparcie na etapie oceny

Wniosek przeszedł pomyślnie ocenę formalną i merytoryczną, uzyskując wysoką punktację w zakresie:

• Innowacyjności zastosowanych rozwiązań.
• Potencjału eksportowego produktów regionalnych.
• Efektywności kosztowej inwestycji.

W trakcie oceny wspieraliśmy klienta w bieżącej komunikacji z Instytucją Pośredniczącą, przygotowując odpowiedzi na dodatkowe pytania oraz uzupełnienia.

5. Realizacja projektu i rozliczenie dofinansowania

W trakcie realizacji projektu pełniliśmy rolę konsultanta wdrożeniowego, dbając o zgodność wydatków z zapisami umowy o dofinansowanie oraz harmonogramem rzeczowo-finansowym. Opracowaliśmy również:

• Wzory dokumentów przetargowych i zapytań ofertowych.
• Raporty z realizacji poszczególnych etapów.
• Wnioski o płatność cząstkową i końcową.

Na etapie rozliczenia końcowego zadbaliśmy o kompletność dokumentacji księgowej, protokołów odbioru oraz zgodność opisów dokumentów finansowych z wymogami programu.

6. Efekt końcowy i korzyści dla klienta

15 maja 2025 roku otrzymaliśmy decyzję o akceptacji wniosku o płatność końcową, co oznaczało formalne zamknięcie projektu.

Efekty współpracy:

• Pozyskane dofinansowanie w wysokości 472 000 zł, przy całkowitym koszcie projektu 720 000 zł.
• Wzrost przychodów firmy o 32% w pierwszym kwartale po zakończeniu projektu.
• Wzrost efektywności operacyjnej kuchni o 27% dzięki automatyzacji procesów.
• Udział w dwóch prestiżowych targach branżowych, które otworzyły nowe kanały sprzedaży hurtowej.
• Zbudowanie sklepu internetowego, generującego już pierwsze zamówienia.
• Wzmocnienie rozpoznawalności marki w regionie, m.in. dzięki kampaniom social media.

7. Podsumowanie naszej współpracy

Współpraca z firmą gastronomiczną z województwa kujawsko-pomorskiego jest doskonałym przykładem kompleksowego podejścia do rozwoju przedsiębiorstwa przy wsparciu środków unijnych. Od diagnozy problemów, przez strategiczne rekomendacje, aż po skuteczną realizację i rozliczenie – każdy etap wymagał zaangażowania, precyzji i znajomości procedur.

Dziś możemy z dumą powiedzieć, że dzięki naszej pracy firma nie tylko pozyskała znaczące wsparcie finansowe, ale również zyskała realne narzędzia do dalszego rozwoju i uniezależnienia się od sezonowości rynku.

dotacje dla firm

dotacje unijne 2025

dotacje dla firm 2025