Od 1 stycznia 2027 roku kolejna grupa przedsiębiorców będzie musiała prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) w formie elektronicznej. Zmiana oznacza nie tylko konieczność korzystania z programu komputerowego, ale również obowiązek przekazywania danych księgowych do urzędu skarbowego w formacie JPK_PKPIR.
Dla części przedsiębiorców nowe przepisy obowiązują już od początku 2026 roku. Pozostali, w tym osoby zwolnione z VAT i rozliczające VAT kwartalnie, zostaną objęci nowymi obowiązkami od 2027 roku.
Ważne: elektroniczna KPiR nie oznacza, że od stycznia 2027 roku każdy przedsiębiorca będzie co miesiąc przesyłał całą księgę do urzędu skarbowego. Nowe raportowanie odbywa się zasadniczo po zakończeniu roku podatkowego.
Kogo obejmuje obowiązek elektronicznej KPiR?
Ministerstwo Finansów zdecydowało się na stopniowe wprowadzenie nowych zasad prowadzenia ksiąg podatkowych.
| Grupa przedsiębiorców | Od kiedy elektroniczna księgowość? | Pierwsze przekazanie JPK |
|---|---|---|
| Podatnicy PIT zobowiązani do składania JPK_V7M | 1 stycznia 2026 r. | W 2027 r. za 2026 r. |
| Podatnicy rozliczający VAT kwartalnie (JPK_V7K) | 1 stycznia 2027 r. | W 2028 r. za 2027 r. |
| Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, prowadzący KPiR | 1 stycznia 2027 r. | W 2028 r. za 2027 r. |
Terminy dotyczą przedsiębiorców objętych obowiązkiem prowadzenia odpowiednich ksiąg i ewidencji na podstawie przepisów o podatku dochodowym.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca, który dotychczas samodzielnie prowadził papierową księgę przychodów i rozchodów, będzie musiał przejść na odpowiednie rozwiązanie elektroniczne, jeżeli obejmą go nowe przepisy.
Czym jest JPK_PKPIR?
JPK_PKPIR, czyli Jednolity Plik Kontrolny dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jest elektroniczną strukturą danych pozwalającą przekazać informacje z księgi do administracji skarbowej.
Plik zawiera uporządkowane dane dotyczące działalności gospodarczej, w tym przychodów, kosztów, dokumentów księgowych i zapisów wykorzystywanych do ustalenia dochodu.
Nie jest to zwykły dokument PDF ani skan papierowej księgi. Dane muszą zostać przygotowane w odpowiednim formacie XML, zgodnym ze strukturą opublikowaną przez Ministerstwo Finansów.
Przedsiębiorca prowadzący KPiR powinien przygotować się do obsługi dwóch odrębnych struktur:
- JPK_PKPIR – dane z podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
- JPK_ST – dane z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
W przypadku przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem odpowiednią strukturą dotyczącą przychodów jest JPK_EWP, a nie JPK_PKPIR.
Co zmieniło się w samej księdze przychodów i rozchodów?
Zmiany nie ograniczają się do sposobu przesyłania danych. Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje również nowy wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów, określony w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 roku.
Nowa księga zawiera 19 kolumn zamiast dotychczasowych 17.
Wprowadzono między innymi:
- Kolumnę 3 – numer identyfikujący fakturę w KSeF. Umożliwia powiązanie zapisu księgowego z fakturą wystawioną za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.
- Kolumnę 5 – identyfikator podatkowy kontrahenta. Pozwala wykazać NIP lub odpowiedni zagraniczny numer identyfikacji podatkowej.
Zmiany mają ujednolicić dane księgowe i ułatwić ich elektroniczne przekazywanie.
Czy od 2027 roku trzeba będzie kupić program księgowy?
Nie ma obowiązku zakupu konkretnego, płatnego programu. Przepisy wymagają jednak prowadzenia ksiąg przy użyciu programów komputerowych oraz przekazywania danych w odpowiedniej strukturze elektronicznej.
Dla przedsiębiorców samodzielnie prowadzących księgowość oznacza to konieczność wyboru narzędzia, które pozwoli prawidłowo ewidencjonować przychody i koszty.
Przy wyborze programu warto sprawdzić, czy umożliwia on:
- Prowadzenie KPiR zgodnie z przepisami obowiązującymi od 2026 roku.
- Wygenerowanie pliku JPK_PKPIR w aktualnie wymaganej strukturze.
- Prowadzenie ewidencji środków trwałych i przygotowanie JPK_ST.
- Wystawianie faktur zarówno ze stawką VAT 23%, jak i ze zwolnieniem z VAT („zw”), stosownie do rodzaju sprzedaży.
- Integrację z KSeF, w tym pobieranie faktur zakupowych i przesyłanie faktur sprzedażowych.
- Archiwizowanie dokumentów i eksport danych w przypadku zmiany programu lub biura rachunkowego.
Szczególną uwagę warto zwrócić na koszty. Niektóre programy oferują podstawowe fakturowanie bezpłatnie, ale za prowadzenie KPiR, integrację z KSeF lub obsługę JPK mogą pobierać dodatkowe opłaty.
Czy Ministerstwo Finansów udostępni bezpłatny program do KPiR?
Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatne formularze umożliwiające przygotowywanie plików JPK_PKPIR, JPK_EWP oraz JPK_ST. Dostępne jest również narzędzie Klient JPK WEB, służące do podpisywania i wysyłania plików.
Jednocześnie, według informacji zaktualizowanych 4 listopada 2026 roku, Ministerstwo Finansów pracuje nad rozbudową aplikacji e-mikrofirma o funkcje elektronicznego prowadzenia ksiąg i ewidencji dla podatników PIT.
Oznacza to, że przedsiębiorcy poszukujący bezpłatnego rozwiązania powinni śledzić rozwój narzędzi rządowych. Samo udostępnienie formularza do przygotowania JPK nie oznacza jeszcze dostępności kompletnego programu do codziennego prowadzenia księgowości.
Bezpłatne narzędzia można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów:
Bezpłatne narzędzia do JPK w podatkach dochodowych
Elektroniczna KPiR a KSeF – czy to jest ten sam obowiązek?
Nie. Chociaż oba rozwiązania są elementem cyfryzacji rozliczeń podatkowych, służą do innych celów.
KSeF dotyczy przede wszystkim wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych.
Elektroniczna KPiR służy do ewidencjonowania przychodów i kosztów działalności gospodarczej na potrzeby podatku dochodowego.
Od 1 stycznia 2027 roku obowiązkowy KSeF obejmie również najmniejszych przedsiębiorców, którzy w okresie przejściowym mogli wystawiać faktury poza systemem, jeżeli wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekraczała miesięcznie 10 000 zł brutto.
Warto zatem wybierać rozwiązania pozwalające obsługiwać fakturowanie oraz księgowość w jednym systemie, zamiast korzystać z kilku niezależnych narzędzi.
Kiedy trzeba będzie wysłać pierwszy JPK_PKPIR?
Przesyłanie nowych plików dotyczących podatku dochodowego odbywa się po zakończeniu roku podatkowego.
Przedsiębiorcy, którzy rozpoczęli elektroniczne prowadzenie KPiR 1 stycznia 2026 roku, będą musieli przekazać dane za 2026 rok w 2027 roku.
W przypadku KPiR termin przekazania pliku jest powiązany z terminem złożenia rocznego zeznania podatkowego PIT, czyli co do zasady z końcem kwietnia następnego roku.
Z kolei przedsiębiorcy obejmowani nowym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 roku będą przekazywać pierwsze pliki za 2027 rok w 2028 roku.
Jest to odrębny obowiązek od comiesięcznego lub kwartalnego przesyłania JPK_VAT.
Jak przygotować firmę do nowych obowiązków?
Przed końcem 2026 roku warto przeanalizować sposób prowadzenia firmowej księgowości.
Przede wszystkim należy ustalić, od kiedy przedsiębiorca jest objęty obowiązkiem elektronicznego prowadzenia ksiąg. Następnie warto sprawdzić, czy dotychczas używany program obsługuje nowe struktury JPK.
Jeżeli księgowość prowadzi biuro rachunkowe, dobrze jest potwierdzić, czy przygotowanie i wysyłka plików JPK_PKPIR oraz JPK_ST będą objęte dotychczasową umową, czy też będą wiązały się z dodatkowymi opłatami.
Przedsiębiorcy samodzielnie prowadzący KPiR powinni również zadbać o prawidłowe przeniesienie danych, ewidencję środków trwałych oraz sposób przechowywania dokumentów księgowych.
Podsumowanie – elektroniczna KPiR od 2027 roku
Wprowadzenie obowiązkowej elektronicznej podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest kolejnym etapem cyfryzacji polskiego systemu podatkowego.
Od 2027 roku nowe zasady obejmą również przedsiębiorców, którzy dotychczas nie byli zobowiązani do prowadzenia ksiąg wyłącznie przy użyciu programów komputerowych, w tym wiele jednoosobowych działalności gospodarczych zwolnionych z VAT.
Najważniejszą zmianą nie jest samo odejście od papierowej księgi, ale obowiązek przygotowywania i przekazywania danych podatkowych w ujednoliconej strukturze elektronicznej.
Dlatego wybierając program do księgowości, warto zwracać uwagę nie tylko na jego cenę czy prostotę obsługi, ale również na zgodność z aktualnymi przepisami, obsługę JPK_PKPIR, JPK_ST oraz integrację z KSeF.
Stan prawny na 9 listopada 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny.